El arte de la organización: saber delegar

El arte de la organización: saber delegar
Lucía Ruiz
4 minutos
El arte de la organización: saber delegar

Para perfeccionar la gestión del tiempo, un emprendedor sabe que debe delegar parte de su trabajo. Delegar es ante todo dar confianza atribuyendo una parte de responsabilidad a una persona. En este sentido, no debe hacerse de cualquier manera. De vuelta a las claves para delegar trabajo.

Cuando veas que tu carga de trabajo aumenta, a veces la única forma de hacer todo a tiempo es delegar parte de su trabajo. Es tu responsabilidad darse cuenta de la importancia de delegar en determinados momentos.

Se trata de saber cómo hacerlo, pero también de encontrar a las personas adecuadas. No hace falta decir que el arte de la delegación implica naturalmente el arte de encontrar personas competentes. Esto implica que debes tener confianza en la persona en quien elijas delegar tus tareas para lograr tus objetivos. La motivación y la autonomía son fundamentales. Proceda metodológicamente.

En primer lugar, debe recordar que delegar es aceptar que no puede hacerlo todo usted mismo. El éxito de la empresa radica en el trabajo en equipo. Son todos los componentes de su negocio los que lo hacen exitoso.

Saber qué podemos delegar y sobre todo, en quién podemos delegar

Primero, analiza tu misión, tus tareas y tus objetivos. Verá que la mayoría de sus asignaciones se pueden delegar. Desde un punto de vista estratégico, conviene delegar las tareas que no necesariamente tienes que realizar tú y que ocupan una parte considerable de tu tiempo. Esto le ayudará a concentrarse más en las otras cosas que solo usted puede hacer.

Hecho esto, ahora se trata de evaluar el potencial del colaborador al que le vas a asignar algunas de tus tareas. Estos deben estar en consonancia con las habilidades y la experiencia de su empleado. No delegue misiones que sus habilidades no le permitan realizar. Por el contrario, si tiene el nivel requerido, no delegue solo tareas de nivel inferior.

No abandone las tareas no deseadas. Corre el riesgo de desmotivar a su empleado. Menos involucrado, podría perder interés en las misiones que le confías y poner menos empeño en el trabajo. En esto, intente tanto como sea posible delegar tareas interesantes o incluso gratificantes.

El subordinado a quien delegará tareas debe tener la capacidad para realizar estas tareas. Debe tener un cierto nivel de formación, habilidades y experiencia en proporción a las misiones y tareas que le serán encomendadas.

La elección del empleado es muy importante. Elegir a este o aquel empleado supone un riesgo, así que no se equivoque al respecto. Por supuesto, te marcarás metas, pero también te verás obligado a darle cierta autonomía. No puede permitirse estar de espaldas todo el tiempo, lo que sería una pérdida de tiempo (probablemente más que si estuviera haciendo estas tareas usted mismo). Debes darle libre elección de métodos. Hablamos de una parte de responsabilidad que le confías.

La delegación viene ante todo a través de la comunicación

Para que pueda respetar sus misiones y tareas, es imperativo definirlas con claridad y asegurarse de que comprende lo que tiene que hacer. La comunicación es el factor número uno que determina la delegación exitosa. Por eso es fundamental comunicar de forma sencilla, clara e inteligible la naturaleza de la misión.

Esto es para asegurar que tenga una comprensión perfecta entre usted y su empleado de varios puntos, a saber: el campo de acción, los objetivos / resultados a alcanzar, los plazos, la importancia de la tarea que se utiliza para definir el orden de prioridades, y los medios a su disposición. Las reglas deben ser fijadas y definidas desde el principio para comenzar con una buena base.

Para comunicarse con sus colaboradores, elija las expresiones relevantes

Cambia la forma en que te diriges a tus empleados: debes ser respetuoso y eliminar cualquier arrogancia o desprecio que muestre tus defectos en lugar de presentarte como un líder.

«Sin embargo, es muy fácil de hacer, cualquiera lo haría» para reemplazar, por ejemplo, por:

«Esta tarea es fundamental para lograr nuestro objetivo, por eso cuento contigo»

«Personalmente, lo habría hecho de otra manera» para reemplazar, por ejemplo, por

«No me hubiera imaginado hacerlo de esta manera, pero es una vía a explorar para el futuro»

«No quiero presionarte, pero …» para reemplazar, por ejemplo, por

«Este es un momento crucial, estoy listo para ayudarlo si encuentra alguna dificultad»

Delegar, sí, pero ¿cómo?

Para que esto parezca legítimo, informe a su personal que su subordinado se encargará de una tarea en particular y, por lo tanto, tendrá el poder de realizarla.

El arte de delegar también se basa en una forma de hacer las cosas. Para hacer esto, debe delegar gradualmente y no imponer demasiadas tareas al mismo tiempo (al menos inicialmente) a su subordinado que podría sentirse abrumado.

Organícese y planifique con anticipación delegando ciertas misiones con anticipación para no llegar tarde en caso de circunstancias imprevistas.

Proporcione comentarios periódicos sobre el progreso del trabajo de su subordinado. Esto le permite verificar el trabajo realizado a la mitad. No dude en pedirle que se dé cuenta de lo que ha hecho o de sus acciones habituales. Y, por supuesto, cuando llegue la fecha límite, haga un balance con su subordinado para determinar qué va y qué no. Con toda objetividad, revise con él los puntos en los que se espera una mejora, especialmente en el caso de resultados por debajo de los objetivos programados.

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