¿Cómo organizarse en un viaje de negocios?

¿Cómo organizarse en un viaje de negocios?
Ramón Ruiz
4 minutos
¿Cómo organizarse en un viaje de negocios?

Si tiene un viaje de negocios, es mejor que se anticipe. Se deben respetar varios requisitos previos si desea que todo salga bien para su equipo y para usted. Amplíe algunas cosas para comprobar antes de viajar al extranjero.

Comprueba que todos tus papeles estén en regla

El hecho de que solo te vayas unos días no significa que no tengas que comprobar que tus papeles están en orden. Algunos países como Estados Unidos, por ejemplo, requieren trámites especiales incluso durante unos días. Por ejemplo, necesitará un visado para viajar allí. Los plazos son generalmente cortos para obtenerlos, pero algunos problemas pueden retrasar sus pasos. No lo hagas en el último minuto. Asimismo, una llamada telefónica rápida a su banquero para verificar que todas las opciones relacionadas con su tarjeta bancaria son buenas no está demás. Algunos tampoco dudan en cambiar su tarjeta de crédito para tener un seguro, incluida la repatriación.

Piense en lo básico

Cuando llegue al sitio, anticipe ciertos procedimientos o preguntas, especialmente cuando llegue al escritorio. Pregunta por ejemplo cómo conectarte a la red wifi o comprueba que tienes el adaptador si el voltaje del país es diferente. Debe poder acceder a sus datos rápidamente si los necesita y si surge una emergencia. Esto no significa que esté atado en el último minuto y listo para manejar cualquier emergencia que se le presente sin tener que buscar en el último minuto lo que necesita. El transformador incluso se puede comprar en España, por ejemplo, si quieres mantenerte conectado, asegúrate de que el hotel donde te hospedas tenga una conexión a internet confiable o de que proporcione el equipo necesario para poder acceder a ella.

No olvides todas tus cosas

Entonces sí, es fácil de decir pero no fácil de hacer. El primer problema que puede encontrar es la ausencia, por ejemplo, de pasta de dientes, productos para lentes de contacto o incluso gel de afeitar. Por supuesto, generalmente puede encontrar todo este material en el sitio, pero puede perder el tiempo innecesariamente. Tendrás que comprobar si tienes que ponerlos en bodega para no acabar a menudo con tus productos que se vayan a la basura al pasar por la aduana y te veas obligado a comprarlos nada más llegar. Lo mismo ocurre con el resto de artículos, así que antes de subir al avión revisa estos artículos con cuidado y no dudes en preguntar al abordar si puedes guardarlos en tu equipaje de mano. Otras cosas como planchar sus trajes y camisas son esenciales. Tómese unos minutos para guardar todo en el almacenamiento cuando llegue. Esto evitará que lo haga en el último minuto o cuando llegue tarde a casa después de su jornada laboral.

Delega si puedes

Mensaje de ausencia automático para correos electrónicos, mensajes de voz o incluso simplemente el hecho de dar tus diferentes contraseñas a tus equipos, especialmente si no tienes conexión a internet, puede ser una muy buena práctica. Por lo tanto, antes de irse, compruebe que ha dado todos los accesos y posiblemente haya creado procedimientos. No es cuando esté en su reunión que podrá hacer esto. La regla sigue siendo la misma: anticipar tanto como sea posible. También puedes crear sistemas de emergencia para llegar a ti, aunque esto puede resultar complicado.

Minimizar la fatiga

Si tiene un viaje largo en particular y no puede pagar una clase ejecutiva, considere comprar un cojín para su cabeza. Trate de minimizar todo el esfuerzo físico tanto como sea posible, ya que el viaje suele ser largo y agotador. Tómate el tiempo para preparar todo para el día siguiente y guarda todo en cuanto llegues. Cuanto menos tenga que prepararse al día siguiente, mejor estará.

Imprime todo lo que necesitas

Nadie está a salvo de una falla en la batería, por lo que también puede tener todos los elementos que le permitirán ir a su hotel o lugar de reunión. Por lo general, es más difícil acceder a las impresoras, por lo que es mejor que tenga todos los documentos útiles a mano, especialmente si no planea quedarse enganchado a una toma de corriente todo el día. No dudes en condensar todo lo máximo posible para tener la menor cantidad de papel posible. Hotel, lugar de reunión, número de emergencia, documentos para una conferencia, por ejemplo. Todo lo que pueda ser útil debe estar impreso para que puedas consultarlos en cualquier momento y hacerte entender, sobre todo si hablas poco el idioma del país al que vas. También puedes planificar tus viajes con anticipación para conocer las distancias.

Aprenda algunas palabras y evite malentendidos

Si nunca has sido bueno en los idiomas, nada te impide aprender términos básicos como hola y gracias o mi nombre es XXX. Los residentes a menudo aprecian que hables al menos algunas palabras básicas, así que tómate un tiempo para memorizar algunas. Además, debe aprender lo que no se le permite hacer o lo que se considera particularmente grosero o educado. Por ejemplo, los japoneses entregan su tarjeta de presentación con ambas manos, no se puede fumar mientras se camina por ciertas áreas y los saludos no son los mismos. Edúquese a sí mismo para no terminar fuera de la ley sin siquiera saberlo. No confíe en comprender a otras personas, sino en su capacidad para comprender la cultura de los demás sin juzgarla.

Vigila tus maletas

Ya sea para un viaje turístico o no, la regla es la misma en todos los países. Preste mucha atención a sus bolsillos y sus pertenencias. Mantenlos cerca porque podrías encontrarte rápidamente en una situación difícil. Trate de no poner todos sus huevos en una canasta en caso de robo. Recuerda etiquetar todo correctamente para no sacar las maletas equivocadas en el aeropuerto, por ejemplo, o para asegurarte de que sea rápidamente identificable (lo que no impide el control).

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